UIN Jakarta Perkuat Tata Kelola Kearsipan melalui Penguatan Kelembagaan dan SDM
Ruang Senat, Berita UIN Online – UIN Syarif Hidayatullah Jakarta perkuat tata kelola kearsipan melalui pengembangan kelembagaan, peningkatan kompetensi arsiparis sampai rencana pembangunan museum arsip. Upaya tersebut menjadi bagian dari penguatan pengelolaan arsip sebagai rekam jejak kelembagaan dan sumber informasi sejarah universitas. Penguatan tersebut dikemukakan pada acara Sosialisasi Tata Usaha Bidang Kearsipan dengan mengusung tema: “Peningkatan Tata Kelola Kearsipan”, di Ruang Senat UIN Jakarta, Selasa (22/9/2026).
Acara tersebut dihadiri oleh Kepala Biro Umum Kementerian Agama Republik Indonesia, Dr. Aceng Abdul Aziz, S.Ag., M.Pd., Rektor UIN Jakarta, Prof. Asep Saepudin Jahar, M.A., Ph.D., Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian (AUK) UIN Jakarta, Dr. Nanang Fatchurochman, S.H., S.Pd., M.Pd., Kepala Bagian Umum, Dr. Arif Rahman, S.Th.I., M.Pd., Ketua Lembaga Penjaminan Mutu, Prof. Dr. Khamami, S.H., M.A., M.DC., Kepala Bagian Tata Usaha dari tiap-tiap Fakultas, Para Arsiparis, beberapa Sivitas Akademika UIN Jakarta. Selain itu, kegiatan ini turut menghadirkan narasumber dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Dalam kesempatannya, Kepala Biro Umum Kementerian Agama RI, Dr. Aceng Abdul Aziz, menyebut UIN Jakarta sebagai salah satu perguruan tinggi di bawah naungan Kementerian Agama yang merespon mengenai gagasan pembentukan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT). Menurutnya, keberadaan lembaga tersebut dapat memperkuat kewenangan perguruan tinggi dalam mengelola arsipnya.
“Ternyata, UIN Jakarta yang merespons pertama kali. Mudah-mudahan ini bisa segera terwujud, karena UIN Jakarta biasanya menjadi acuan bagi UIN lain di seluruh Indonesia,” ungkap Dr. Aceng.
Upaya penguatan kearsipan tersebut juga ditekankan oleh Rektor UIN Jakarta, Prof. Asep Saepudin Jahar, dalam sambutannya ia mengatakan perlunya pengarahan pada pelestarian arsip yang merekam perjalanan sejarah universitas. Lebih lanjut, Prof Asep menyatakan dalam upaya pelestarian tersebut masih terdapat beberapa kendala terkait penelusuran sejumlah dokumen historis di UIN Jakarta.
“Ketika kami berencana membuat museum, data dan dokumen historis itu relatif susah dicari. Artinya, saat kita ingin menelusuri dan melacak jejak UIN, rekam jejak itu gelap,” ungkapnya.
Sebagai bagian dari upaya tersebut, UIN Jakarta berencana memanfaatkan Aula Madya sebagai museum. Rencana tersebut diharapkan menjadi salah satu langkah untuk menata sekaligus menghadirkan kembali arsip-arsip yang merekam perjalanan institusi.
Penguatan kearsipan juga tidak berhenti pada aspek kelembagaan dan pelestarian arsip historis. Aspek sumber daya manusia dan tata kerja arsiparis turut menjadi perhatian. Ketua Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) UIN Jakarta, Prof. Khamani Zada, mengatakan peningkatan tata kelola kearsipan perlu dilakukan secara menyeluruh, baik melalui penguatan kompetensi SDM maupun pembenahan kinerja.
“Tata kelola atau manajemen kearsipan di UIN Jakarta ini tentu perlu ditingkatkan, baik dari aspek Sumber Daya Manusia (SDM) maupun tata kinerjanya,” jelasnya.
Khamani menambahkan, UIN Jakarta telah menyiapkan program peningkatan kualitas SDM jabatan fungsional, khususnya arsiparis, melalui fasilitas beasiswa jenjang S1 dan S2. Program tersebut, ungkapnya, telah memasuki tahun kedua pelaksanaan.
Pentingnya penguatan pengelolaan arsip juga disampaikan pada talkshow sesi 1 oleh narasumber ANRI, Mas Yanto Samadikun, S.Sos., M.I.P., menyatakan arsip tidak hanya berfungsi sebagai dokumen administratif, tetapi juga menjadi bagian dari pertanggungjawaban dan rekam jejak suatu lembaga. Dalam kegiatan tersebut, Mas Yanto menekankan pentingnya penataan arsip dalam menjaga reputasi dan kepercayaan terhadap institusi.
“Reputasi dan kepercayaan yang hilang akibat arsip yang tidak tertata tidak bisa dibayar dengan apapun,” ujarnya.
Rangkaian kegiatan ini diawali dengan pembukaan yang meliputi laporan kegiatan, sambutan Rektor, arahan dari Biro Umum Kementerian Agama, serta penyerahan secara simbolis usulan pemusnahan arsip UIN Jakarta dan penandatangan komitmen bersama pengelolaan kearsipan. Kemudian kegiatan dilanjut dengan pemaparan sesi pengelolaan arsip dinamis yang disampaikan narasumber dari ANRI dalam dua sesi, lalu ditutup dengan sesi dokumentasi.
Melalui kegiatan ini UIN Jakarta berupaya untuk terus mendorong pengelolaan kearsipan yang tidak hanya tertib secara administratif, tetapi juga mampu menjaga rekam jejak perjalanan universitas bagi generasi mendatang.